Bei der außerordentlichen Menge an berücksichtigten Quelltexten gibt es für jedes Wort eine große Menge an Belegstellen. Um sicherzustellen, dass die Belegmasse auch größerer Stichwörter für den Bearbeiter noch einigermaßen überschaubar bleibt, wurde bei der Materialsammlung folgender Kompromiss eingegangen:

Nur die älteren Texte (bis gegen Ende des 2. Jahrhunderts n. Chr.) wurden vollständig, Wort für Wort, mechanisch verzettelt (sog. Grundmaterial); die jüngeren Texte (bis ca. 600 n. Chr.) hingegen wurden teilweise komplett verzettelt, teilweise nur exzerpiert, d. h. sie wurden zwar auch alle durchgearbeitet, Materialzettel aber wurden nur für diejenigen Wörter bzw. Stellen angelegt, die in irgendeiner Hinsicht bemerkenswert erschienen. Eine Liste der beteiligten Personen findet man hier.

Die Materialsammlung war also mit einem ersten Bearbeitungsgang gekoppelt, der – was die jüngeren Texte betrifft – eine gewaltige Reduktion des Materials auf das lexikalisch Relevante brachte. Da zudem häufig textkritische und interpretatorische Notizen auf den Zetteln enthalten sind, bleibt das berühmte Zettelarchiv des Thesaurus, das immer noch laufend ergänzt wird, auch weiterhin die Grundlage der lexikographischen Arbeit; im Bedarfsfall werden die heute verfügbaren Datenbanken zusätzlich herangezogen. Auch nach der Publikation der Artikel behält das Zettelarchiv seinen Wert als Forschungsgrundlage für Besucher aus aller Welt.

Für die Zeit nach Apuleius (ca. 200 n. Chr.) wurde nur eine Auswahl an Autoren komplett erfasst, entweder durch Verzettelung, wie oben beschrieben, oder durch Verwendung von Indices oder Konkordanzen. So sind heute aus dem späteren Zeitraum neben manchen kleineren Texten folgende Autoren im Thesaurusmaterial vollständig vertreten: die Digesten, Minucius Felix, Tertullian, Cyprian, die Historia Augusta, Arnobius, Iuvencus, die Peregrinatio Aetheriae, Avienus, von Hieronymus die Briefe 1-65, die Vulgata, Prudentius, Augustins De civitate dei, Commodian, Codex Theodosianus und Iustinianus, die consolatio des Boethius, Regula magistri und Regula Benedicti. Manche Autoren wurden fast komplett verzettelt, bis auf einige sehr häufige Wörter, so Irenaeus, Ausonius, Ammianus und Claudian.

Die übrigen Texte wurden exzerpiert. Das heißt, dass sie von Experten für den jeweiligen Autor oder Text durchgelesen wurden, und Zettel dann angelegt wurden, wenn ein Wort aus irgendeinem Grund auffällig war. Ein Wort kann zum Beispiel selten sein oder die Syntax oder Semantik eines Wortes kann auffällig sein oder der Kontext bemerkenswert. Vor allem wurde auf diese Art und Weise das ausgesondert, was aus der älteren Zeit schon hundertfach bekannt war. So können sich die Artikelverfasser oder ‑verfasserinnen auf die unbekannteren Lemmata oder das syntaktisch oder semantisch Bemerkenswerte konzentrieren.

Anders wurden die Zeitgrenzen für die Inschriften angesetzt. Hier sind nur die in CIL I edierten republikanischen Inschriften vollständig erfasst; dazu kommen seit dem Vorliegen der Wortkonkordanz die stadtrömischen Inschriften in CIL VI. Alle anderen Inschriften liegen in Exzerpten vor.

Seit dem Abschluss der ursprünglichen Exzerption 1899 wurde unser Material vor allem in zweierlei Hinsicht erweitert: erstens durch die Aufnahme von neu gefundenen Texten (z. B. die lateinischen Täfelchen von Vindolanda, die 1973 entdeckt wurden) oder Textversionen (z. B. in der Beuroner Edition der Vetus Latina), zweitens durch die Exzerption der Neuausgaben bereits bekannter Texte.

Ein Beispiel bietet Silius, Punica 2, 282. Der Vers lautet in der Ausgabe von Ludwig Bauer (1890): „testabor superos et caelo nota relinquam”, „ich werde die Götter als Zeugen anrufen und es dem Himmel bekannt machen”.